Der Coronavirus „Covid-19“ zwingt viele Unternehmen dazu, dass ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Arbeit von zuhause müssen. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Home Office und virtuelle Zusammenarbeit einführen möchten, aber nicht so richtig wissen, wo und wie Sie anfangen sollen, nutzen Sie unsere Tipps für eine digitale Arbeitsumgebung. Außerdem finden Sie hier eine Übersicht an Tipps und Checklisten, die den digitalen Arbeitsalltag im Home Office erleichtern. Denn es ist sehr wahrscheinlich, dass viele Menschen mit Bürotätigkeiten längerfristig aufgrund des Coronavirus-Ausbruchs von zu Hause aus arbeiten müssen.

Die Tools im Team des Digital Hub Cologne

  • Microsoft Office 365 vereint alle Tools wie Word, Excel, Powerpoint, Outlook und Sharepoint für ein browserbasiertes Arbeiten. Somit kann unabhängig von der klassischen Installation der Office-Software gearbeitet werden.
  • Slack dient uns als interner Chat und Informationskanal, der eigentlich die klassische E-Mail ablösen soll.
  • Microsoft Teams nutzen wir als Teil der Microsoft Office 365 Lösung jetzt als internes Video-Konferenz-Tool ein. Viele weitere Funktionen des Tools sind vergleichbar mit Slack. Wir prüfen, ob wir Teams als Ersatz für Slack einsetzen können.
  • Go To Meeting setzen wir als externes Video-Konferenz-Tool mit bis zu 250 Teilnehmern in der Business-Version ein. Die Handhabung ist sehr einfach gestaltet und lässt sich für alle Konferenzteilnehmer leicht bedienen.
  • Trellosetzen wir für unser Projektmanagement ein, um anhand von Boards, Listen und Karten unsere Projekte auf zu organisieren und zu priorisieren. Ferner bietet der Anbieter auch das Managementtool Confluence, die Entwicklungs- und IT-Ticketinglösung Jira und viele weitere gute Tools an.
  • Absence.io dient zur Erfassung der Abwesenheits- und Urlaubszeiten sowie der Erstellung von Arbeitsplänen oder der Zeiterfassung. Als Alternative zur Zeiterfassung insbesondere für die Kalkulation von Arbeitsaufwänden bei einzelnen Projekten ist Toggl prädestiniert.
  • Teamviewer setzen wir zur administrativen Unterstützung ein, um einen sicheren Zugang zu den jeweiligen Arbeitsgeräten der Kolleginnen und Kollegen herzustellen.
  • Für unsere digitale Kommunikation setzen wir auf unserer Website das Content-Management-Tool WordPress ein, während wir unsere Newsletter über den Anbieter Mailchimp verbreiten – und man findet uns natürlich auf den gängigen Social Networks wie Facebook, Twitter, LinkedIn, XING und natürlich in Google.
  • Darüber hinaus setzen wir einen Passwort-Tresor ein, um für diverse Anwendungen die Zugänge an zentraler, datenschutzkonformer und mit 2-Faktor-Autorisierung abgesicherter Umgebung zu hinterlegen. Aus Gründen der Sicherheit möchten wir unseren Passwortmanager nicht preisgeben, aber zu den populärsten Programmen dieser Gattung gehören u. a. Lastpass, Keepass, Dashlane, 1Password und der Kaspersky Password Manager.
  • Darüber hinaus gibt es noch viele weitere Services. Die Website „Tech against Coronavirus“ zeigt eine großartige eine Liste von digitalen Tools und Produkten, die zur Aufrechterhaltung der Zusammenarbeit und zur Fernarbeit mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verwendet werden können.

Datenschutz für die Tools im Home Office

Unser Team vom Digital Hub Cologne arbeitet seit langer Zeit mit einigen dieser Tools, die wir selbstverständlich datenschutzkonform einsetzen. Denn wie immer gilt beim Einsatz aller Tools zu beachten, dass im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine Prüfung der Anbieter durch den eigenen bzw. externen Datenschutzbeauftragten erforderlich ist. Nicht nur der Standort der Plattform, also die Frage nach dem Datentransfer über Server in der EU oder in die USA, sondern auch das Abschließen eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung sowie die Dokumentation des Verfahrens ist notwendig. Die Kontrolle von Anwesenheiten von Beschäftigten am Heimarbeitsplatz sind datenschutzrechtlich unzulässig.

Tipps und Checklisten für Home Office

Schnelle Hilfe fordert schnelles Handeln. Das Team vom Kölner Unternehmen Maera bietet kostenlose Webinare zur Information über Home Office an. Wer sich darüber hinaus vertiefend einlesen möchte, findet einen umfangreichen Ratgeber für die Arbeit im Home Office bei t3n, in dem erklärt wird, wie die Heimarbeit am besten funktioniert und worauf es für alle Beteiligten zu achten gilt. Doch es gibt darüber hinaus viele weitere Tipps und Checklisten, damit die professionelle Heimarbeit gelingt. Für den Anfang helfen die sieben Tipps für effektives Arbeiten bei starting-up.de. Weiterführend berichtet der Focus mit zehn Tipps für Ergonomie, Sicherheit und Technik im Home Office. Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich trotz der vielen Möglichkeiten nicht für das durchaus flexible Arbeiten im Home Office eignen, sollte diese zehn Tipps der Zeitschrift Capital beherzigen, wie sich Chaos vermeiden lässt. Dabei zielen diese Hinweise weniger auf rein digitale Ansätze ab, sondern vielmehr auf die empathische Selbstorganisation. Von der Vorbereitung über Kommunikationsregeln und arbeitsrechtliche Aspekte bis hin zum Zeitmanagement und Störfaktoren informiert das Redaktionsnetzwerk Deutschland. In der Karrierebibel finden sich weitere 50 Tipps und ein Selbstcheck zur Überprüfung, ob man im Home Office gut aufgehoben ist und wie sich der Heimarbeitsplatz optimieren lässt. Bei Haufe gibt es weitere Tipps, wie die rechtlichen Rahmenbedingungen optimal für alle Beteiligten ausgearbeitet werden sollten.

Digitalkompetenz im Unternehmen stärken

Wir hoffen zumindest, dass viele Arbeitgeber aus der Wirtschaftsregion Köln die guten Seiten des digitalen Arbeitens erkennen werden. Zwar wird die rasche Umstellung auf teils neu eingeführte Services und Tools, aber auch auf die gekaufte Hardware eine Herausforderung sein. Aber wenn mittelständische Unternehmen jetzt ihre Digitalkompetenz in der Organisation und in ihren Teams dadurch fördern können, kann gestärkt aus der Coronavirus-Krise hervorgehen, indem die eigene Produktivität nicht abflacht, sondern nur die Kurve der Infektionsrate verringert wird #flattenthecurve. Die richtige Portion an Führung und Eigenverantwortung muss geschickt dosiert sein, damit die Arbeit entsprechende Ergebnisse liefern kann. Wie Unternehmen sich grundsätzlich fit für die Digitalisierung machen können, zeigen wir mit dem umfangreichen Informations- und Weiterbildungsprogramm unserer Mittelstandsinitiative „DHC Werkstatt“. Dort erarbeiten wir aktuelle Innovationsthemen wie Augmented und Virtual Reality, Künstliche Intelligenz, Robotik, Internet of Things, aber auch die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle und die enge Zusammenarbeit mit innovativen Startups direkt mit den Unternehmen. Stärken Sie schon die Digitalkompetenz im Unternehmen?

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