Tipps & Tricks für die digitale (reale) Kommunikation
Haben Sie die ständigen Online-Calls mittlerweile satt? Ein Video-Call jagt den nächsten. Sind Sie vollkommen erschöpft am Ende des Tages? Das kennen wir! Durch die Pandemie hat jeder die Erfahrungen von Online-Meetings gemacht, aber so langsam sehnen sich alle wieder nach Präsenztreffen.
Die Grundidee der Online-Kommunikation ist definitiv nicht schlecht: Digitale Meetings ersparen die Anfahrt, sie helfen bei großer räumlicher Distanz und sie gelten als elementar in pandemischen Lagen. Wie können wir also die Online-Meetings angenehmer gestalten, sodass wir auch nach der Pandemie von dem Umgang mit Video-Tools profitieren können? Der Digital Hub Cologne stellt Ihnen ein paar Tipps und Tricks vor, wie sie Ihre digitalen Meetings angenehmer gestalten können.
Zuerst einmal sollten wir klären, was die hauptsächlichen Stressfaktoren digitaler Meetings sind:
- Ständiger und intensiver Augenkontakt
- Betrachtung des eigenen Kamerabilds
- Chronischer Bewegungsmangel und schlechte Sitzhaltung
- Schwierige Interpretation der Körpersprache
Beachten Sie diese wichtigen und wahrscheinlich naheliegendsten Grundlagen bei jedem Meeting:
- Aktivieren Sie einen ruhigen Hintergrund oder nutzen Sie die Weichzeichnungsfunktion bei der Meeting-Software, um die Aufmerksamkeit zu wahren.
- Nutzen Sie natürliches Licht und unterstützende Lichtquellen, um Ihre Mimik sichtbar zu machen.
- Setzen Sie auf passende kontrastreiche Kleidung, denn diese beeinflusst die Wirkung der Videoaufnahme.
Nah an der Realität
Wir erinnern uns alle an die Zeiten zurück, als wir uns vor der Pandemie mit interessanten und sympathischen Menschen auf Events trafen oder in Meetings einzelne Gespräche führten. Zu Beginn wurde der Smalltalk über das Wetter oder die Fahrt ausgepackt, anschließend ging es ans Eingemachte und zwischendurch wurden Pausen für einen gemeinsamen Kaffee eingeplant. Bei der digitalen Kommunikation sollten wir möglichst nah an der Realität bleiben, denn das Unterbewusstsein hat nie gelernt, ausschließlich digital zu kommunizieren.
Häufig werden die Termine für Online-Meetings viel zu kurz bzw. zu eng hintereinandergelegt, sodass zum einen keine Zeit zum Durchschnaufen bleibt und zum anderen starten wir bereits gehetzt in das nächste Meeting. Erneut ist die Orientierung an der Realität wichtig: Planen Sie Pausen ein, um Inhalte zu verarbeiten und um sich auf die Termine vorzubereiten. Denn auch online merken Gesprächspartner, ob der Gegenüber gestresst oder abgelenkt ist.
Mehr als nur ein Kopf
Neben einem sympathischen Lächeln wird in einem Gespräch besonders auf die Körpersprache geachtet, um den Gesprächspartner einschätzen zu können. Dies stellt eine Herausforderung für die digitale Kommunikation dar. Nutzen Sie die Hände beim Reden? Dann achten Sie darauf, dass dies im Kameraausschnitt sichtbar ist. Im Idealfall sollte daher mehr als nur das Gesicht zu sehen sein, sodass wichtige Hand- und Armbewegungen erkannt werden.
Direkte Ansprache
„Was meinst du zu dem Thema?“ „Meinst du mich?“ Diese Konversation kommt häufig in der digitalen Kommunikation vor – neben dem fast ständigen Hinweis, dass das Mikrofon noch stummgeschaltet sei. Ohne gezielte Namensnennung fühlt sich niemand so richtig angesprochen, da der Augenkontakt vor allem in größeren Meetings mehr oder weniger komplett wegfällt. In der Realität wäre ein Gespräch, bei dem der Gesprächspartner an einem ohne Augenkontakt vorbeischaut, sehr unhöflich. Die direkte Namensansprache gilt daher als umso relevanter, je mehr Menschen etwaigen Verwirrungen aus dem Weg gehen möchten.
Aktive Mitarbeit
Bei Meetings in der Realität passieren viele Sachen: man schaut in die Unterlagen, macht sich Notizen, schreibt auf ein Whiteboard oder Flipchart, trinkt einen Schluck Kaffee. Warum also nicht auch Online? Diese Aktionen lockern das Meeting auf, geben ein realitätsnahes Gefühl und sorgen für eine vertraute Gesprächsatmosphäre. Hierbei sollte sie mit den anderen Teilnehmenden allerdings möglichst aktiv kommunizieren. Denn alles was außerhalb des Kamerabilds abläuft, kann als unhöfliche Ablenkung wahrgenommen werden.
Homeoffice mit Kindern
Früher waren die Kinder in der Schule oder im Kindergarten. Seit über einem Jahr mussten viele Eltern in den verschiedensten Meetings zwischen Elterndasein und Arbeitsleben jonglieren. Die meisten Menschen haben sich an die Tatsache gewöhnt, dass Online-Meetings nicht mehr wie separate Gespräche in geschlossenen Meetingräumen ablaufen. Die Familie kann je nach räumlichen Einschränkungen immer mit dabei sein. Damit wir alle unsere Ziele erreichen können, lässt sich immer ein Konsens im Zeitmanagement von Familie und Arbeit finden.
Die Masterclass
Um eine maximale Wirkung in der digitalen Runde zu entfalten und zugleich die Teilnehmenden vergessen zu lassen, dass das Meeting online stattfindet, sollten Sie die Gesprächspartner interaktiv integrieren. Hierfür eignen sich digitale Tools wie digitale Whiteboards, an denen jeder mitarbeiten, Post-Its anheften, Notizen ergänzen oder etwas von A nach B schieben kann.
All diese Maßnahmen sollen allen Beteiligten das Gefühl geben, persönlich anwesend zu sein. Sehen Sie also nicht das schlechte in den digitalen Kommunikationsmöglichkeiten, sondern machen Sie das Beste draus, denn die Digitalisierung ist real!
