Welche Technologien und welche Innovationen bietet das Startup-Ökosystem dem Mittelstand und der Industrie? Dieser Frage gehen wir in der Themenreihe unserer Gründer-Interviews nach, für die der Digital Hub Cologne mit Gründern und Gründerinnen aus der Region in jeweils drei kurzen Fragen spricht. Die Interviews werden exklusiv in unserem Newsletter zuerst veröffentlicht, bevor sie etwas später auf unserer Website gezeigt werden. Wer immer das neueste Interview lesen möchte, kann sich hier für unseren Newsletter anmelden.

In unserer Interviewreihe stellen wir das Startup „Evy Solutions GmbH“ vor. Das Startup entwickelte eine Lösung für eine automatisierte Dokumentenverarbeitung und erhöht somit die Effizienz im Arbeitsalltag.

Wie kam es zur Gründung von Eurem Startup?

Michael Vogel: Die Idee für Evy Solutions entstand mit der Doktorarbeit des Softwarearchitekten Arian Storch im Bereich „Textanalyse mit Künstlicher Intelligenz“. Als ich mich mit Arian Storch über seine Doktorarbeit und das Potenzial von Textanalysen mit KI unterhielt, beschlossen wir seine Idee in die Tat umzusetzen und Evy Solutions im Juni 2017 zu gründen. Das erste Produkt war die App Evy Companion, welche im Januar 2018 gelauncht wurde und als intelligenter mobiler Assistent zur Verwaltung von Post, Terminen und Rechnungen für Vielreisende dient. Mit der Vermarktung der App wuchs jedoch die Nachfrage von Unternehmen nach einer KI-basierten Lösung zur Dokumentenanalyse. Deshalb wurde im Juni 2018 das Produkt Evy Xpact gelauncht, das sich inzwischen zum Hauptprodukt von Evy Solutions entwickelt hat und auch bei namenhaften Kunden hohen Anklang findet.

Welchen Vorteil bietet Ihr für Unternehmen?

Michael Vogel: Im Rahmen seiner Geschäftsprozesse muss jedes Unternehmen täglich große Mengen an Dokumenten verarbeiten. Dies kostet bei manueller Ausführung viel Zeit, bindet Mitarbeiter und ist fehleranfällig. Mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz lässt sich diese Dokumentenverarbeitung vollständig automatisieren. Hierbei begleitet unsere Software den Weg eines Dokuments bei jedem Schritt – vom ersten Erscheinen (z. B. Ankunft im E-Mail-Postfach), über Auslesen, Klassifizieren, Sortieren und Verschlagworten bis zum finalen Zustand, der Archivierung des Dokuments. Somit wird der Sachbearbeiter von wiederkehrenden und eintönigen Aufgaben entlastet, um sich auf andere Tätigkeiten konzentrieren zu können. Durch die vollständige Automatisierung der Dokumentenverarbeitung profitiert der Kunde von einer erheblichen Effizienzsteigerung. Diese ergibt sich aus einer Zeit- und Kostenersparnis, einer reduzierten Fehlerquote sowie verschlankten Geschäftsprozessen. Zudem wird die Kundenzufriedenheit aufgrund verkürzter Reaktionszeiten gesteigert und auch die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, indem sich die Büromitarbeiter interessanteren Tätigkeiten als der Dokumentenverarbeitung widmen können.

Welche nächsten Schritte plant Ihr?

Michael Vogel: Als nächstes arbeiten wir daran, aus den ersten Erfahrungen, die wir mit unseren Kunden sammeln konnten, standardisierte Prozess zu entwickeln. Als Beispiel kann ich hier die Automatisierung im Bestellprozess kurz erläutern: Bei einem Kunden überwachen wir z. B. ein Sammelpostfach für E-Mails und filtern mit Hilfe der Software Bestellungen heraus. Geht eine Bestellung in dem E-Mail-Postfach ein, wird diese automatisiert ausgelesen und auf ihre Richtigkeit geprüft. Anschließend werden die gewonnenen Daten automatisch in das bestehende ERP-/CRM-System (zum Beispiel SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics usw.) des Kunden übertragen und die Dokumente gemäß den Vorgaben des Unternehmens abgelegt. Der Sachbearbeiter wird somit nur über die erfolgreich ausgeführte Bestellung informiert. Erst wenn die Bestellung fehlerhaft eingeht oder die Daten nicht eindeutig zugeordnet werden können, wird der Sachbearbeiter involviert. Dadurch bekommt dieser nur noch die Fälle zugespielt, in denen menschliche Intelligenz wirklich notwendig ist. Aus den Eingaben und Bewertungen des Sacharbeiters lernt Evy Xpact schließlich für künftig ähnliche Fälle, sodass sich die Software kontinuierlich weiterentwickelt und zunehmend selbstständig Entscheidungen trifft.

Weitere Informationen zu dem Startup finden Sie unter: www.evy-solutions.de

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